国内会计及内部管理制度

最近有朋友诉说他的公司将会于中国扩充业务, 增设合资公司, 向笔者请教如何在内地工厂建立会计制度，因内地在会计核算方面和香港是略有分别的，笔者曾经在内地一间外资企业作审计时看到他们的凭证及账簿，均存放于一间独立坚固的房间内，凭证及账簿都一一存放于大小一致的纸盒中，纸盒依年份及种类整齐排列于储物架上，还有专人登记作领取之用，细看每本账簿的更改处，必用划线更正法或红笔更正法更改，真是做到一丝不苟。

要建立外商企业会计制度，我们首先要做的当然要对现时中国的会计制度有深入了解，中国财政部于这一两年进行了一连串的会计实务改革，逐渐全面地与国际接轨，当中包括发布新的企业会计准则，修订及落实「会计法」及「企业会计制度」，(从2002年1月1日起，所有外商企业都需要执行「企业会计制度」)，以提高会计信息质量的要求，定立统一的会计核算制度。于2000年7月1日施行的「会计法」主要`对企业的会计资料的真实性和完整性作出规范，当中对会计人员的法律责任、会计从业人员的资格、会计账簿的设置、会计报表的制定、甚至对编造虚假财务会计报告的应如何处理也有规定。而「企业会计制度」则将会计要素，包括资产、负债、所有者收益、收入、成本和费用的确认和核算，以及报表的内容有详细的阐释。

中国会计准则由国务院财政部统一制定，到现时为至，财政部一共颁布了16项会计准则，这些准则和国际会计准则十分接近。 除了「现金流量表」、「债务重组」、「会计估计变更和会计差错更正」、「非货币性交易」、「或有事项」、「借款费用」及「租赁」七项需要在所有的企业实行外，其它九项准则只在上市公司或股份有限公司实施。香港方面则一共有三十六项会计准则，所有在香港注册成立的公司所编制的财务报告，都需要乎合香港的会计准则。

在会计记录保存方面，国内各种会计档案的保管期限，根据其特点，分为永久, 定期二类，例如一般的会计凭证要保存15年，而年度会计报表则需永久保管。香港公司则需要保存业务记录最少7年。在会计人员的委任方面，国内会计人员要取得由财政部发出的会计证，才可担任会计工作，另外出纳员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、费用、债务账目的登记工作，而香港并没有相关要求。

在国内建立企业会计制度的程序，大致可归纳为:

1. 委任合适会计人员
2. 会计制度的设计: 当中包括账簿的设置、会计科目的采用、会计准则的选用、会计记账的流程、凭证的审核、会计的核算、成本的核算、财务报表的要求、会计档案的处理等等
3. 建立内部控制系统
4. 修定及完善会计制度

外商可从「会计基础工作规范」及「会计档案管理办法」去了解日常会计工作相关的详细指引，当然亦需要去认识中国会计准则与其它地方的分别。

另一方面，我们也可将一个企业的整体流程分割开来，主要的环节大约可分为六个，其中包含的一些企业管理制度，实际上跟香港并没有很大的分别，即:

1. 从采购至原料入仓。包括
   • 库存管理制度
   • 物料领用及退回制度
   
   
2. 从生产至制成品入仓。包括
   • 决定采用那种成本计算方法、物料，半成品领用及退回制度
   • 制定会计核算程序。
   
   
3. 从发货至收取货款。包括
   • 发票管理制度
   • 应收账管理制度
   • 现金收支管理制度
   
   
4. 财务报告。 包括
   • 制定会计科目
   • 制定会计核算程序
   • 决定制定那些会计报表
   
   
5. 固定资产及其它支出。包括
   • 固定资产管理制度
   • 应付账管理制度
   • 员工薪酬支付办法
   • 审批权限设定
   
   
6. 银行及现金管理。包括
   • 支票审批权限
   • 库存现金管理
   • 剩余资金管理
   
   

想象一下购入原材料后经过各部门制造、加工、然后送货、出发票、收钱、当中会涉及不同的部门，这就要配合各部门的主管，订定各工作流程所需要制定的文件及报表，有那些要汇报给财务部以作会计核算及汇总之用。

此外, 设置内部控制系统是整个会计系统的重要一环，以「发货至收取货款」这个流程为例，其中一些主要的内部控制条文包括: 企业是否对客户作出定期检查，以确定该客户的信用状况? 企业是否有指引订明对客户信用额、售价、折扣、付款期限、付款方法的审批? 对给与顾客不寻常的货价及折扣，企业有否及时及正当地审批? 企业出货后有否及时发出发票?

又发票上有否预先印上连续号码? 现金收入有否及早存入银行? 应收账与总账有否定期对账? 月结时有否确保每张发票记入正确的月份?

以上只是内部控制系统中的一少部份内容，其它方面的详细内容，可参考「企业会计制度」、「会计法」、「会计基础工作规范」及其它相关条例及书籍。